Outlookでメールを自動整理！仕分けルールの基本と使い方

Outlookを日々の業務で使っていると、受信トレイがすぐにいっぱいになり、重要なメールを見落としてしまうことがありますよね。そんなときに便利なのが「仕分けルール」です。
この記事では、Outlookの仕分けルールの基本と使い方についてご紹介します！

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• 仕分けルールとは？
• Outlookで仕分けルールを使うメリット
• Outlookの仕分けルール作成手順
• まとめ

仕分けルールとは？

仕分けルールとは、Outlookが受信したメールに対して、自動的にフォルダーへ移動したり、フラグを立てたりする機能のことです。

たとえば、「〇〇会社からのメールは“取引先A”フォルダーへ移動」など、事前に条件を指定しておけば、Outlookが自動で整理してくれます。
 

Outlookで仕分けルールを使うメリット

・大事なメールを見逃さない！
あらかじめルールを設定しておけば、重要なメールが自動で特定のフォルダーに振り分けられるので、見落としを防げます。
 

・作業効率アップ！
不要なメールは別のフォルダーにまとめておけば、集中力をキープしやすくなります。
 

・ストレージがスッキリに！
アーカイブや削除のルールを活用すると、受信トレイがいつも整理された状態になります。
 

Outlookの仕分けルール作成手順

それでは、仕分けルールの作成手順を紹介していきます。

1. Outlookを起動
2. メニューの「ホーム」タブを選択
3.「移動」→「ルール」をクリック

 
 

4.「仕分けルールの作成」をクリック

 
 

5. 条件（例：「差出人が〇〇」の場合）を設定
6. 処理（例：「特定のフォルダーへ移動」）を指定
7.「完了」をクリックして設定完了

 

まとめ

Outlookの仕分けルールを使えば、メールの整理がグッと楽になって、うっかり見落としも防げます。設定も簡単なので、まだ使ったことがない人はぜひ試してみてください！
自分のスタイルに合わせてルールを工夫すれば、毎日の業務がもっとスムーズになりますよ(*^^)v
 

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