明日から使えるビジネスマナー

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皆さんこんにちは！フィールドサポートのAKANEです。

突然ですが、みなさんは社内外の方とコミュニケーションとれていますか？

完璧！という人もいれば
「人と話すのが苦手だな･･･」
「リモートワークになってからコミュニケーションが取りづらい･･･」
と感じている方もいるかもしれません。

そこで、みなさんが円滑なコミュニケーションをとれるように、社内外の方とのビジネスマナーについて前職で営業を担当していた私が実践しているポイントをお伝えしていきたいと思います！

明日から少しでも快適に働けるように･･･
一緒にビジネスマナーを振り返りましょう！

• \\　目 次　//
• ビジネスマナーとは
• 話し方のコツ
• 言葉の選び方
• 安心して働ける環境をつくるために
• あとがき

ビジネスマナーとは

そもそもビジネスマナーとは、「社内外問わず仕事上の相手と関わるうえで、最低限身に着けるべき作法のこと」を意味します。

ビジネスマナーと聞くと電話応対や名刺交換などをイメージされる方も多いと思いますが、私はビジネスマナーの意味を「お互いが気持ちよく仕事を進めるために必要な気遣い」というふうに解釈しているので、コミュニケーションの取り方もビジネスマナーの１つだと考えています。
 

話し方のコツ

それでは初めに話し方のコツについて！
話すときの姿勢と話しを盛り上げるために取り組んでいるポイントを5つ紹介します。

座る位置は相手より斜め向かいに座る

座る場所が決められておらず自由に席を選べる場合、相手に威圧感を与えないよう正面に座るのではなく、斜めに座るようにしています。

これはスティンザー効果と呼ばれるもので、座る位置によって相手に与える印象が変わります。
正面に座ると相手に緊張や圧迫感を与えることが多いため、警戒心を与えず気楽に話しをしたいときは斜め向かいに座るようにしています。

話す内容や状況に応じて声のトーンを変える

高い声には「明るさ」や「元気さ」といった印象を与え、低い声には「信頼感」や「信用」といった印象を与えます。

それぞれの与える印象を理解した上で
・お客様とお話しする時や電話対応などの場合は、少し高い声で話す。
・真剣な話や暗い内容の話しをするときは、声のトーンを抑えて話す。
といったようにその場に合った声のトーンで話すようにしています。

相手の状況に応じて話すスピードを変える

話しを最後まで聞いてもらうため、全員に一定のスピードで話すのではなく、相手の状況に応じて話すスピードを変えています。

例えば
・忙しい方には、少し速めに要点を伝える。
・時間がある方には、ゆっくりと質問を投げかけながら伝える。
このようにして、状況に合わせたスピードで話すようにしています。

相手を巻き込みながら話す

興味をもってもらうため、一方的に話すのではなく相手を巻き込みながら話しをしています。

「こういった経験ありませんか？」や「ここまででご質問はありませんか？」など問いかけながら話すと、相手の集中を切らすことなく話を進めることができます。

体験談を取り入れる

自分の体験談を織り交ぜながら話すと、相手は内容を頭でイメージしやすくなり、自分に関係のある話として真剣に聞いてくれるようになります。

淡々と話すのではなく、体験談や例え話をすると自分の話にグッと惹きつけることができます。
 

言葉の選び方

続いて言葉の選び方についてです。
みなさんは自分が伝えたいことを正確に伝えられていますか？

言葉は相手と意思疎通を図るために欠かせないものです。
言葉の選び方を間違えてしまうと、ポジティブな意味がネガティブな意味に変わってしまうこともあるので、言葉の選び方にも意識を向けていきましょう。

私の言葉を選ぶ基準は1つだけです。

「相手の立場に立って物事を考える」
これに尽きます。

「もし自分が相手からこの言葉を言われたらどう思うか」を考えて言葉を選んでみてください。

例えば、「先ほども申しましたが」という言葉、みなさんはどのように感じますか？
私は「さっきの話聞いてなかったの？」と言われているようで、少し圧力を感じてしまいます。

この感じ方は人それぞれだとは思いますが、自分が言われて嫌なことは言わない。
または違う言葉に言い換えて使うと、より正確に自分の思いを相手に伝えることができます。
 

安心して働ける環境をつくるために

多様な働き方が増え、自分に合った働き方を選択できる時代になりました。
自分の好きな場所や時間で働けることはとても魅力的ですが、顔を合わせない分コミュニケーションが取りづらくなっていることも事実です。

リモートワークの方もそうでない方も、みなさんが安心して働ける環境をつくるために役立つ本を最後にご紹介します！

「ザッソウ　結果を出すチームの習慣　ホウレンソウに代わる「雑談＋相談」」という本で、雑談と相談がもたらす効果と、チームで取り組むための方法が具体的にまとめられています。

「普段から雑談をしていない関係で、急に相談するとなると心理的なハードルが高くなる。
雑談できる関係性があるからこそ、いつでも気軽に相談ができる。」

この文とっても共感しました( ；∀；)
私も以前働いていた職場の上司に相談できず、ギリギリまで相談せずにためていたことがあったので･･･すみません･･･

でも今の職場は本当に些細なことでも相談しやすくて！
リモートワークをしている方もいて、毎日顔を合わせるわけではありませんが、普段から適度な雑談と社内のチャットツールの活用でコミュニケーションがとれているのかなと思います！

特にチャットツールは結構工夫されているのではないかと思っています。
メッセージを送ったらリアクションを返してくれたり、雑談掲示板というチャットルームを用意して誰でも気軽に投稿できたり・・・と顔を合わせていなくてもコミュニケーションをとれる手段がたくさんあるなと思いました。

この本はERIさんからおすすめしていただいたのですが、会社の本棚に置いてあるので読んでいる方も多いのかもしれません！

快適な職場やチームをつくるヒントになると思うので、興味のある方は是非一度読んでみてください！
 

あとがき

最後まで読んでいただきありがとうございました！
結構な長文となってしまいましたが、役立つ情報はあったでしょうか？
この記事でみなさんが少しでも快適に働けるお手伝いができていたらうれしいです。

今日も1日頑張りましょう！
 

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