ビジネスメールの常識!TO・CC・BCCの特徴と一斉送信でのマナー

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こんにちは、チーフクリエイターのSHOJIです。

ビジネスメールでは「TO」「CC」「BCC」といった機能を利用する機会が多くなるため、これらの機能にどのような意味があるのか理解しておく必要があります。

ですが、新社会人やビジネスメールの利用経験が少ない方は、どのような意味があるのか知らない方も多いはず。そこで、今回のスタッフブログは『ビジネスメールの常識!TO・CC・BCCの特徴と一斉送信でのマナー』と題してお届けしたいと思います。

TO

まずは基本的な、メールの宛先となる「TO」について解説します。

「TO」は、メールで直接やり取りをする相手を指すため、ビジネスメール本文の冒頭に記載された宛名の方のメールアドレスを設定する場合がほとんどです。

「TO」設定によってメールを受け取った受信者は、送信者が「TO」に設定された自分に対して用件を伝えたいことを認識することができます。

そのため「TO」受信者は、メールの返信や必要に応じた対応が求められる場合があります。

こうしてみると、SNSやコミュニケーションツールなどに慣れた方には「メンション」機能と同じような感じだと思ってもらうと分かりやすいですね。

また、「TO」を複数設定して送信をした場合、「TO」で設定されたアドレス情報は全受信者に公開されてしまうため注意が必要です。
 

CC

「CC」は、メールで直接やり取りをする相手ではないものの、その情報を共有しておきたい相手を指すため、宛先の「TO」だけでなく「CC」に設定された相手にも同時にメールが送信されます。

「CC」設定によってメールを受け取った受信者は、送信者が「CC」に設定された自分に対して情報を共有しておきたいことを認識することができます。

そのため、ビジネスシーンにおいてプロジェクトの関係者やチームメイトなどへの情報共有として利用されることが多いです。

ちなみに「CC」とはCarbon Copy(カーボンコピー)の略で、その名の通り「複写」を連想させる機能だということが分かります。

また、「TO」と同様に、「TO」および「CC」で設定されたアドレス情報は全受信者に公開されてしまうため注意が必要です。
 

BCC

「BCC」は「CC」の類似機能となり、メールで直接やり取りをする相手ではないものの、その情報を共有しておきたい相手を指します。

「BCC」と「CC」で大きく違う点は、「BCC」に設定されたアドレス情報は全受信者に対して一切公開されないという点です。

そのため「BCC」を利用すると、受信者のアドレス情報を隠した状態で、そもそも誰に送信されているのか分からない状態でメールを一斉送信できるといった特徴があるため、ビジネスシーンでは頻繁に利用されます。

例えば、同一内容のメールを複数の取引先や社外等に送信したい場合に「BCC」による送信をすることで、アドレス情報も誰に送信したのかも知られることなくメールを送ることが可能です。

ちなみに、すべての送信先を「BCC」で設定してしまい「TO」が設定されないまま送信してしまうと、メールソフトによっては迷惑メールとして振り分けられてしまう可能性もあるため、その場合は送信者自身のアドレスを「TO」に設定すると良いでしょう。

また、通常の「TO」「CC」のメールに対して「BCC」を加えて送信することは可能ですが、万が一「BCC」受信者がこのメールに対して『全員に返信』してしまうと、全受信者に返信されてしまうため、そのメールが「BCC」にて送信されていたことが分かってしまうため注意が必要です。
 

BCCでのメール一斉配信における注意点

前述の通り、ビジネスシーンでは頻繁に利用される「BCC」ですが、正しく使わなければ情報漏洩の危険性があるなど大きなリスクも伴います。

また、いくらメールアドレスを非公開で一斉送信できるからといって、一度に大量のメールを送信してしまうと、メールサーバーに負荷を掛けてしまい配信障害を引き起こす可能性があります。

最悪の場合、迷惑メール配信業者と判断されてブラックリストに登録されてしまい、通常のメール送受信もできなくなるなど自身の業務に支障を来す恐れもあるため、一度に大量のアドレス設定をした一斉配信をしないようにしましょう。

どうしても、ビジネス的に大量の一斉送信が必要な場合は、専用のメール配信システムを導入することをお勧めします。
 

あとがき

つい先日、三重県がサイト運営を委託している業者の誤配信によって、アドレス情報の漏洩問題が発生しています。

三重県は4日、若者の就職促進に取り組む「おしごと広場みえサポーター企業」に登録している県内の482事業所に対し、送信先同士でアドレスが分かる状態で電子メールを送信するミスがあったと発表した。

伊勢新聞:482事業所に誤送信 三重県労働福祉協、メールアドレス流出
https://www.isenp.co.jp/2022/02/05/70847/

昨年の11月にも、デジタル社会形成の司令塔として未来志向のDXを推進するはずのデジタル庁が、報道機関向けのメールにて「BCC」設定するべきアドレスを「CC」設定していたことが原因による誤送信したことで、アドレス400件が外部に流出したと発表したばかり。

これまでビジネスメールのマナー等について深く理解できていなかった方も、この記事が少しでも理解を深めるきっかけになれば幸いです。

ビジネスメールの常識!TO・CC・BCCの特徴と一斉送信でのマナー 

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