DXやペーパーレスの時代でも、紙を残したがるのはなぜ？

皆さんこんにちは。
気づいたらデスクの上にメモ用紙が増えていて、「いや、これデジタルにまとめた方が早いよな」と自分で自分にツッコミを入れている業務ハッカーのERIです。
最近はDX、ペーパーレス、クラウド化など、働き方を変えるキーワードを耳にする機会が本当に増えましたよね。
 

実際、仕事をしていると、紙よりデジタルの方が便利だと感じる場面はかなり多いです。
・検索しやすい。
・共有しやすい。
・修正しやすい。
・保管しやすい。
しかも、紙みたいに「さっきまでここにあったのに……」という忍者みたいな失踪もしにくい。
ここまでくると、「もう紙、いよいよ出番なくない？」と思いたくなります。
 

今回は、なぜ紙を残したいと思う人がいるのか、そしてそれでもDXを進めるにはどう考えるのがよいのかについて、整理してみたいと思います。

• \\　目 次　//
• DX時代でも紙を使いたい人はいる
• 仕事の効率だけを見るならデジタルが強い
• それでも紙を残したい理由
• 紙にも困ることはある
• DXを進めるなら、気持ちの理由も考えたい
• まとめ
• さいごに

DX時代でも紙を使いたい人はいる

結論から言うと、います。普通にいます。

しかも、「絶対に紙じゃないとダメ」というより、“全部デジタルになるのは少し不安”という気持ちに近いのかもしれません。

 

たとえば、
・紙の方が読みやすい
・会議のメモは紙の方が書きやすい
・大事な書類は手元に置いておきたい
・データだけだと少し落ち着かない
こうした気持ちを持つ人は、今でもいると思います。
 

ペーパーレスの話になると、
「紙を使いたい人は、変化が苦手なのでは？」と思われることもあります。
でも実際は、そんなに単純ではありません。
その人にとって紙は、安心して仕事をするための道具になっていることもあるからです。
 

仕事の効率だけを見るならデジタルが強い

仕事を早く、正確に進めたいなら、基本的にはデジタルの方が便利です。
たとえば、
・必要な情報をすぐ検索できる
・すぐ共有できる
・修正しやすい
・保管場所がいらない
・バックアップしやすい
・外出先でも確認しやすい
 

紙だと「見やすい」はあっても、「探しやすい」「更新しやすい」「共有しやすい」は弱くなりがちです。
さらに、紙は場所も取ります。
最初は1枚でも、気づけば棚1段、引き出し1つ、、、

そして最後には、
「この棚の書類、誰が管理しているんだっけ？」
という、地味に困る問題も出てきます。
そう考えると、会社としてはやはりデジタル化を進める方が自然です。
 

それでも紙を残したい理由

では、非効率的な紙を、なぜあえて残したいと思うのか。
ここには、いくつか理由があるようです。
 
 

1. 手元にあると安心できるから

これが大きな理由かもしれません。
デジタルのデータは便利ですが、目に見えないぶん、
・本当に保存できているかな
・消えていないかな
・どこに入れたかな
・すぐ開けるかな
といった不安になることがあります。
 

もちろん、正しく管理すれば、データの方が安全なことも多いです。
でも、人の気持ちとしては、手元に紙がある方が安心しやすいことがあります。

理屈ではデジタルが便利でも、気持ちでは紙の方が安心。
これはよくあることだと思います。
 
 

2. 紙の方が考えをまとめやすいから

紙は、
・すぐ書ける
・自由に線を引ける
・囲んだり矢印を書いたりしやすい
・全体を見やすい
という良さがあります。
考えがまだまとまっていないときは、きれいに入力するより、まず手で書き出したい人もいますよね。

頭の中がごちゃごちゃしているときに、紙に書くと整理しやすい。
そういう人にとっては、紙は今でも便利な道具です。
だからメモを取るときにノートや裏紙が出てきちゃうんでしょうねー( ..)φｱﾙｱﾙ
 
 

3. 大事なものは形でも持っておきたいから

大事な書類、節目になる記録、長く保管したいものなどは、
「データであるのは当然として、紙でも持っておきたい」と考える人がいます。
これはもう、効率というより納得感ですね。

大事なものだからこそ、フォルダの中だけでなく、手元にも置いておきたい。
目に見える形でも確認したい。
そう考えるのは、そこまで不自然なことではないと思います。
 

紙にも困ることはある

もちろん、紙にも弱点があります。
・なくしやすい
・劣化する
・保管場所が必要
・共有しにくい
・最新版がわかりにくい
特に困るのは、
安心のために残した紙が、あとで管理しきれなくなることです。
 

「とりあえず印刷しておこう」
「念のため取っておこう」
この“とりあえず”が増えていくと、あとで探すのが大変になります。

安心のために残したはずなのに、
結局「あの紙どこでしたっけ？」となってしまう。
これは少し悲しい流れです。

だからこそ、紙を使うとしても、
何を紙で残すのか
何はデータだけでよいのか
を分けて考えることが大切です。
 

DXを進めるなら、気持ちの理由も考えたい

ここが、いちばん大事なところだと思います。
IT企業としてDXを進めるなら、目指す方向は明確で、
「紙は減らしていく方がよい」と思います。

でも、そのときに
「紙は非効率だからやめましょう」
だけで進めると、うまくいかないことがあります。
なぜなら、紙を使いたい理由の中には、
ただの昔ながらのやり方ではなく、
「安心したい」「わかりやすくしたい」「仕事を進めやすくしたい」という気持ちがあるからです。

つまりDXを進めるには、
「なぜ紙を使いたいのか」「何が不安なのか」「どうすればデータでも安心できるのか」を考えることが大切です。
「紙をなくすこと」が目的でありつつも、紙でありたい理由を雑に切り捨てないこと。
そこに向き合わないと、DXはただの“正論の押しつけ”で終わってしまいそうじゃないですか？
（正論だけでは、人はなかなか動けないものですよね(´･･｀)）

大事なのは、「紙か」「デジタルか」を決めることではなく、
どちらの方が安心して仕事ができるか。
どうすれば無理なく紙を減らせるか。
そこを考えることが、DXを前に進めることにつながるのだと思います。
 

まとめ

DX時代でも、紙を残したい人はいます。
その理由は、
・手元にあると安心できる
・考えをまとめやすい
・大事なものは形でも持ちたい
といった、人の感覚に関わる要素があります。
 

一方で、仕事の効率を考えると、基本はデジタルの方が便利です。
だから会社としては、ペーパーレスを進める方向で考えるべきだと思います。

ただし、その進め方は、紙を使いたい人の気持ちを切り捨てるやり方ではなく、その理由を理解したうえで進めるやり方が大切です。
 

さいごに

私自身は、仕事の効率を考えると、やっぱりデジタル派です。
でも一方で、紙を残したい人には、その人なりの理由があるのだとも思います。
そうした気持ちを置き去りにしたまま、ただ仕組みだけを変えてDXを進めても、なかなかうまくはいかないのかもしれません。

大切なのは、紙がなくても安心して働ける状態をつくること。
そして、人が安心して新しいやり方に進めるようにすることなのかなと思います。

ちなみに、この記事は「チャッピー（ChatGPT）」と私でディスカッションしながら作成しました。
今回は【会話モード】で、最初に
「ちょっとディスカッションしたいなと思ってて、私が出すテーマについて、私は否定側に入るので、あなたは肯定するように話を進めてほしいです。」
と声をかけて、やり取りをしながら考えを整理しています。
AIって、文章を作るだけではなく、こうして考えを整理したり、別の視点をもらったりする使い方もできるんですよね。

今回のテーマである「DXやペーパーレスの時代でも、紙を残したがるのはなぜ？」については、人それぞれいろいろな考え方があると思います。
その中のひとつの考え方として、
「こんな見方もあるんだな」くらいの気持ちで読んでいただけたらうれしいです！
 

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