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【伊勢労務管理事務所様】kintone導入事例

2024.03.20

事例・実績紹介

皆さんこんにちは、業務ハッカーのERIです。

kintoneの活用を通じて業務効率化に成功された、伊勢労務事務所のスタッフさんにインタビューさせていただきました！
kintoneの導入前後のお話しや社内の声をお伺いしましたので、ぜひご参考ください。

\\　目次　//
私たちについて
kintone 導入以前に抱えていた課題
kintoneに興味を持ったきっかけ、導入を決めた理由
導入による変化（使い勝手や成果など）
導入後の感想や社内の声
今後の取り組みとして

私たちについて

【会社名】
社会保険労務士法人　伊勢労務管理事務所

【事業内容】
数多くの経験と高度な専門性をもとに、三重県近郊の企業様を中心に社会保険関係業務のご支援をさせていただいております。

【会社HP】
https://www.iseromu.com/

【伊勢労務管理事務所様】kintone導入事例

kintone 導入以前に抱えていた課題

事務所内で各担当者に割り振るタスク管理やお客様の資料や情報管理については、今までExcelファイルで管理しており、各ファイルは共有フォルダで管理していたため、皆が同じファイルを見ることはできていました。

しかし、各業務を行う際に、1つのExcelファイルに対して複数人が編集する必要性があり、編集中にロックされる問題への対応策として原本ファイルを自分の端末にコピーして情報を追加入力した上で、他のスタッフに迷惑をかけないように一瞬だけ原本ファイルを開き、事前入力した情報をコピー＆ペーストして上書き保存する運用を行っている状況でした。

また別の課題として、各スタッフがお客様から聞き取りした情報を個人で抱えていることも多く、大切な情報がバラバラに管理された状態になってしまい、他のスタッフがお客様の情報を知りたいときに簡単に確認することができないという問題もよく起こっていました。

さらに、お客様の事業所で従業員の入退社・従業員情報の変更があった場合は、資料を郵送・直接受取などの方法で、紙書類としてお預かりしていたので、保管場所にも悩んでいました。

kintoneに興味を持ったきっかけ、導入を決めた理由

当事務所の顧問先企業様における勤怠管理業務の効率化について、DX支援のパートナーであるインフォコネクトさんに相談していた際に、当事務所内の業務効率化についても合わせて相談したところ、活用できそうなツールとしてkintoneを紹介してもらいました。

kintoneでは複数人同時に顧客情報を管理することが可能であり、利用者同士のコミュニケーションも円滑に行うことが出来るという部分に運用の可能性を感じ導入することを決めました。

導入による変化（使い勝手や成果など）

お客様からの手続き依頼や必要書類のやり取りを行うため「お客様名×伊勢労務管理事務所」という専用ゲストスペースを設けることになりました。インフォコネクトさんにはゲストスペースで必要となるアプリを3つほど作成支援してもらっています。

お客様から当事務所への手続き依頼については、専用のアプリを通じて連絡していただいております。その結果、どのような依頼がきており、誰が担当して、どこまで処理が進んでいるのかなど進捗状況の把握も円滑にできるようになりました。

また、依頼内容や書類内容に気になる点があった際は、コメント機能でお客様に対してリアルタイムに確認させていただくことが出来るので、コミュニケーション速度も早くなり、伝達ミスや漏れも減ったことで、手続き業務の速度向上・品質向上につながりました。

もちろん、お客様自身もkintoneアプリの内容を確認していただくことで、いつでも進捗状況が見えるようになり、ご安心して業務を委託いただいております。また、お客様からは郵送代・印刷代のコスト削減もできたという声もいただいております。

導入後の感想や社内の声

まずは、当初の目標であった頻繁に大量の手続き依頼や書類をやり取りしていたお客様との業務効率化に成功することができました。また、当事務所のスタッフ全員がkintone活用して業務を進める意識も定着することができました。

今ではkintoneの運用管理を当事務所内のスタッフだけで行えるようになりました。そして、自らkintoneの活用方法を研究し、みんなからの改善依頼を実現しようとしてくれるメンバーがでてきたため、社内で上がった修正や要望などは比較的すぐに対応できるようになりました。その結果、今までノートや紙に手書きで管理していたものについては、ほとんどkintoneアプリで対応することに成功し、机の上にあった紙をかなりなくすことができました。