あなたのパソコンは大丈夫？ フォルダ・ファイルの整理方法

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こんにちは！
夏休みも終わり、ようやく集中して在宅ワークができるようになるぞ！と喜んでいるWEBライターのCHIKAKOです。

ところであなたは、パソコン内のフォルダ管理、きちんとできていますか？

私はというと、社内ではフォルダ管理の方法についてはルールを決めているのでよいのですが、自分のパソコンは・・・というと、まだまだ規則性がないのが現状です。

中には、
「あのフォルダの中にある資料が欲しいんだけど、どこにあるのか見つからない・・・」
そうこうしているうちに10分も時間が経ってしまった。

そんな経験をされた方も多いと思います。

また、会社で共有フォルダを扱っている場合は、他人の作ったフォルダの中にアクセスすることもありますよね。

そうした場合、共通ルールを持っておかないと、必要な時にすぐにアクセスするのが難しいです。

そこで大切なのは、フォルダを管理するときにルールをあらかじめ作っておくこと。
ただ、これからどんどん増えていくフォルダに対応できるルールを作っておかないと、先々ルール変更が頻繁になされて混乱する原因にもなります。

そこで今日は、
 
・ファイル名のつけ方
・フォルダ分けのルール
・不要なファイルの取り扱い
 
この3つのおススメルールについてお伝えしていきます。

• \\　目 次　//
• ファイル名のつけ方
• フォルダ分けのルール
• 不要なファイルの取り扱い
• まとめ

ファイル名のつけ方

まずは、ファイル名のつけ方のルールを決めます。ファイル名は、誰が見てもその中身が想像できるようにするのがポイントです。

具体的なおすすめルールとしては、
 
・「日付＋種類」で統一
・日付の書き方を統一
・つなぎの記号を統一
・バージョン管理をする際は、ファイルの最後に数字を加える
 
です。

例えば、2023年8月30日に作成した新プロジェクトの企画書にファイル名を付けるとしたら、
「20230830-新プロジェクト企画書01」
このようになります。

日付のつけ方も人それぞれですので、「2023年8月30日」とするのか、「2023/8/30」とするのかなど、表記の細かい部分までルール設定をすることが大切です。

つなぎの記号は、「-」「－」「_」「＿」のように種類もありますし、半角や全角でも変わってきますので（日付も同じです）、「半角のアンダーバー使用」など、明確にルールを決めることをおすすめします。

同じファイルでも修正を加えていくことを考えて、ファイル名の最後に数字を加えておくと、バージョン管理ができて便利ですよ。
 

フォルダ分けのルール

次に、フォルダ分けのルールです。フォルダの階層は3つまでにしておくことがおススメです。

例えば、
 
第1階層：年度
第2階層：案件
第3階層：業務

とした場合、先ほどの「20230830_新プロジェクト企画書01」は、

第1階層：2023年度
第2階層：新プロジェクト企画
第3階層：企画書

に分類できます。

また、チームや部署によっても、整理しやすい階層の作り方は異なりますので、自分たちにとってどの方法が管理しやすいかを考えて決めていくことが重要です。
 

不要なファイルの取り扱い

最後に、不要なファイルの取り扱いルールを決めます。不要なファイルをそのまま放置しておくと、フォルダが混在してしまったり、ストレージ容量の無駄遣いになったりします。

そこでおススメのルールは以下の4つです。
 
・ファイルの削除基準を決める
・ファイルを削除する頻度を決める
・ファイルを削除するタイミングを決める
・「不要」と判断したファイルはすぐに削除するのか、一定期間保存するのか決める

「毎月1日はフォルダの中身を確認して削除する日」などと決めておけば、フォルダの中が常に整理されている状態になり、仕事もはかどると思います。
 

まとめ

日々の業務に追われていると、ついついないがしろになってしまうのがフォルダ管理。

ぜひ毎日の時間を無駄にしないためにも、すぐにフォルダ管理のルールを決めてそれを実行する時間を取り、仕事を円滑に、気持ちよく行っていきましょう。
 

参考：『【図解で解説】効率的なフォルダ管理のルールと手順を徹底解説』
https://business.ntt-east.co.jp/service/coworkstorage/column/folderkanri/index.html

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