メールの誤送信の心配はありませんか？対策方法やミスを減らすには？

皆さんこんにちは

わりと高学年までサンタさんを信じていまして、今ではフィンランドに行ってサンタさんに会いたい！と思っている業務ハッカーERIです。

もうクリスマスですねー。そんな中、社会で活躍しているアベンジャーズも今年の大詰めを迎えているのではないでしょうか・・・！

事務や営業など、取引先や業者などの相手に対してメールで連絡する場面があるかと思います。
そんな中で、メールを誤って送信してしまった場合どうされていますか？
そこに添付ファイルがあった場合はどうされていますか？

• \\　目 次　//
• メール誤送信による影響
• 少しでもミスを減らす
• メーラーの機能を活用する
• クラウドサービスの導入などもあり

メール誤送信による影響

日頃、メールを送る前に確認をして送信の実行をされているかと思いますが、文面がおかしかったり、添付しているファイルが間違えていたりするということに後から気づく。ということがあったとします。

＜これによる影響として＞
・業務に遅れが生じてしまう
→ 謝罪メールの案内と訂正した文面を再送しなければならない作業などが発生
・情報漏洩を引き起こす原因に
→ あの会社が顧客でこんな内容をやり取りしているのかーと知られてしまう

といったように、メールでのやり取りをする上での影響が大きく出てしまいます。かといって電話だけのやり取りですと、毎回通話記録をしているわけでもないですし、活動履歴を残す習慣が無いと当時の記憶を思い出すしかないので『情報が残る』メールでやり取りしたい気持ちもあります。
 

少しでもミスを減らす

では、どういったところから意識をすればいいのか？

となってくると、考えられることはいっぱいありますが、まず、各自が出来ることとして単純に「ミスを減らす」ことです。

• 宛先、添付ファイルは間違いがないか


• 添付したファイルは本当にその宛先に送るものか


• 添付ファイルは暗号化して送信しているか


• 本文に記載している宛名が宛先と間違いないか


• 本文を読み返してみて、伝えたい意味が伝わりそうか

などなど、チェックリストを作るまではいかないかもしれませんが、習慣づける意識してみることは出来るかと思います！
 

メーラーの機能を活用する

多くのメールソフトには、メールの誤送信を抑えるために工夫ができる機能があります。例えばOutlookでは、メール送信ボタンを押しても、指定された一定時間メール送信ボックスに移動され直ぐに送信済みにならないようにする機能があります。

これを活用すれば、後で見返して気付けたときに送信取消しすることができます。特に問題がなければ、一定時間を超えると送信が実行され、送信済みとなります。

Microsoftを利用されている方は、メール誤送信対策として設定をしてみてください！
 

クラウドサービスの導入などもあり

色々書きましたが、とはいえ人間だれしもミスをします。
上記にあるように、ミスを少しでもカバーできる機能の設定をすることもありますが、専用のサービスが世の中にはあります。

ただ、最後は人の作業・判断になるので、お客様とやり取りする運用・作業の習慣を考えるために従業員自身の協力が必要になるかもしれません。

弊社でもメールのセキュリティ対策やメール誤送信対策、添付ファイル自動暗号化などが出来るクラウドサービスを導入して、全員で活用しています。実際に活用して実感しているので、利用を希望されるお客様やご興味を持たれたお客様にご紹介できるようにDX推進支援の1つとして設定支援を行っております。

ご相談なさりたい方は、お問合せくださいませ！
https://info-con.co.jp/contact/
 

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