インフォコネクトのkintone活用【日常運用プロセス管理編】

皆さんこんにちは6月下旬から伊勢市民になった業務ハッカーERIです。
引越しましたー！

• \\　目 次　//
• 前回までのおさらい
• 今回は
• まずは日報アプリの開発・作成
• 日報を見る
• プロセスとは
• どんな動きになるかというと
• さいごに

前回までのおさらい

私がご紹介した過去のブログの相関図と言いますが、どういう業務の流れをkintoneにしてきたのか想像しづらいな。と思ったので、ちょっと相関図的なものをイラストに起こしてみました！（コメント以外）

という流れまでkintoneで運用できるよう作成していきました！
 

今回は

前回の流れにはつながりませんが、「日報」のアプリを作成して運用する部分をご紹介します！

けっこうなリアル業務。。。
ただ日報書いて終わり。ではなく、上司へ確認依頼をしたり、確認したら「確認したよ」と知らせたりという、流れがありますよね。
その一連の流れを行う際の運用方法をご紹介いたします！
 

まずは日報アプリの開発・作成

まずは、日報アプリを用意します。
レコードを追加する時に今日の日付、自分の名前が出るような設定をしておくと便利だと思います。
設定方法は過去のブログをご参考ください。
https://info-con.co.jp/tips/eri-008_kintone/

これで、アプリを保存（更新）していったん完成です。
 

日報を見る

実際に日報を登録されると↓この様になります。

 

前述でもあったように日報ってただ入力して終わりではなくて、上長に確認してもらう必要がありますよね。
その際の連絡方法として１つはコメントでお知らせする方法

 

直接、確認依頼のコメントをすることで、上司が確認してくれたら「いいね」を押してもらったり、「確認しました。」とコメントや所感を述べてくれたりできますね。
 
 

もう１つはプロセスを設定して仕組み的に運用する方法です。

 

プロセスとは

プロセスとは一般的に、物事の手順や過程、経過などを意味します。
kintoneアプリの中には「プロセス管理」というものがあり、業務を進めていくにあたり、次の作業担当者や確認担当者へタスクを依頼することができます。

この日報でのプロセスは日報作成した人が上司へ確認依頼をします。
依頼された上司は、日報の内容を確認したら「確認済み」として作成者に分かるようにする流れを例に作成していきます。

まずは、アプリの設定からプロセス管理へと進みます。

 

「プロセス管理を有効にする」にチェックし、ステータスとして表示させたい項目をそれぞれ選入力します。
※デフォルトでは「未処理」「処理中」「完了」のステータスになってます。

 

次に、プロセスの設定をしていきます。
まず1段目の左（アクション実行前のステータス）から「作業者」を確認します。
日報を作成した人が上司へ依頼をかけるのですが、「作業者」では、その依頼をかけられる対象者を指定します。
なので、ここでの「作業者」は「作成者」とします

 

中央（アクションが実行できる条件）では、依頼をかけられるタイミングの条件を設けることができます。
今日の日報を更新することを忘れてしまうことがあっても、未来の日報を書くことはできませんよね。
未来の日報を登録されても、上司として「どうゆうこと？」となってしまいますので、少なくとも今日以前の日報しか受け入れないようにしたい。
なので、ここでは日報の中にある「日付」が「当日以前」であれば、アクションが実行できる条件にします。
もちろん、他の条件を追加したり、フィールド項目の内容に応じて条件を設定したりすることもできます。

 

右（アクション名、実行後のステータス）では、ボタンの名前と次に進むステータス名を指定します。

 

ここまでが、1段階目の設定の流れです。
続いて2段階目。上司に確認依頼するのですが、ここでは依頼先になる人を予め複数名指定しておきます。
なので、日報作成者は自分の上司を選んで依頼するようになります。
左（アクション実行前のステータス）のユーザーを追加から1人づつ選択していきます。

 

次に中央（アクションが実行できる条件）では、上司に届いたものはすべてアクションが起こせるとするので「すべてのレコード」のままとし、右（アクション名、実行後のステータス）では、ボタンの名前と最後のステータス名を指定します。

 

これで「保存」して「アプリを更新」します。
 

どんな動きになるかというと

日報作成して保存後、画面の上部にボタンが表示されます

 

そして「確認依頼する」をクリックすると誰に依頼をするのかを選択して「実行」することができます。

 

依頼された上司は、kintoneを見ると「未処理」としてバッチ付のアプリが表示されます。

 

クリックして確認すると、作業対象のレコード一覧が表示されるので詳細を確認します。

 

日報の確認が出来たら「確認完了する」を「実行」します。

 

日報作成者やそれ以外の人でも、日報の一覧を見たときにステータスを見て、確認が済んだもの、まだ確認中のものが一覧で見ることができるので、管理しやすくなるかと思います。

 

さいごに

いかがでしょうか？
今回は、よくある業務、具体的な運用の流れとしてご紹介いたしました。
主にプロセス管理のご案内でしたが「必須」「推奨」というわけではありません。
インフォコネクトで日報書いてもらうときは、通知でお知らせしてほしいし、「いいね」を押したいので(笑)
コメントにメンションしてもらうようお願いしています。

ただ、議事録アプリや前回ご紹介した作業依頼アプリでは「確認タスク」「作業タスク」が発生するので、そういったところではプロセス管理を利用しています。
なので、作成したアプリの業務の背景によって様々ですし「何が何でもkintoneで実現するんだ！」とならなくてもいいのかなとも思っていますが、「知っていると便利かも」ということでご紹介させていただきました！

利用してみたいけど、導入大変そう。と思われる方もとりあえず開発してみて触ってみる。少人数で動かしてみる。という方法もありますよ！
また、このようなITサービス活用などについてご興味ございましたら、お問い合わせくださいませ。

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