初心者のためのMicrosoft OneNote講座:暗号化から共有まで

microsoft365の豆知識

皆さんこんにちは、自分はMicrosoft Specialist なのだと自負してやまない業務ハッカーのERIです。 ただし、Word・Excelに限りますw

「OneNote」使ったことあります?パソコンを購入するとだいたい入っている「OneNote」。
「Note」というくらいですから、ノートの役割なんだろうなと思っていますが、実際、便利な機能なのかどうか検証しようと思います。

OneNoteとは

Microsoftが提供しているソフトの1つで、有名なのは「Word」「Excel」「PowerPoint」ですが、「OneNote」もその一つです。

雰囲気的に「Word」が似てそうな感じがしますが、私のイメージで例えますと
・Word → コピー用紙 → ビジネス文書や資料作成
・OneNote → 大学ノート → 状況に応じして自由にメモ

大学ノートって言ってしまうと学校感が否めないですが、単純に考えると、あのノートに「数学用」「国語用」みたいに自分で命名しているだけで中身ってほぼ同じものですよね。

そんな感じで自由に記入ができるものだと「OneNote」も認識していただいていいんじゃないでしょうか。

また、Wordとの違いとしては、自由に記入やお絵描きできたり、画像を配置したりと実際のノートと同様な利用ができるので、面白いソフトになっています。
 

実際に使ってみましょう(基本編)

と言いつつ、私結構ヘビーユーザーです。

「ノートブック」>「セクション」>「ページ」という階層になっておりまして、Excelでいうところの「Excelブック」>「シート」>「セル」みたいな感じでしょうか(個人のイメージです)

Microsoft OneNoteってご存じ?

私が実際使っている「セクション」と「ページ」をこっそりお見せします!

「ノートブック」が「Excelブック」とイコールでないかなとイメージしていただいて、その中身の部分ですね!

こんな感じで「セクション」には「ページ」にまとめていきたい大きなテーマをタイトルにセクション分けをし、「ページ」には「セクション」のタイトルに合わせた内容をジャンルごとに分けて書いていくという利用をしています(*‘ω‘ *)

Microsoft OneNoteってご存じ?

①「セクション」の追加
ウィンドウの下に「+セクションの追加」があるのでそれをクリックします。

Microsoft OneNoteってご存じ?

その場でセクション名を入れてもいいですし、名前上で右クリックして「セクション名の変更」で名前を変更することもできます。

Microsoft OneNoteってご存じ?

②「ページ」の追加
セクションを追加すると自動でページも作成されます。最初は「無題のページ」と出ていますが、ページ内のタイトル部分に記入するとページの名前が自動で変わります(べんりー)

Microsoft OneNoteってご存じ?

③活用スタート
入力、画像、描画していきくだけです!

Microsoft OneNoteってご存じ? 

実際に使ってみましょう(暗号化編)

2つ目画像のセクション名の部分に「🔒」が付いているものがありましたね!
実は「セクション」に対して暗号化する(パスワードをつける)ことができます!

「ページ」に対して暗号化することはできないんですよねー
Microsoft様!!そのあたりの機能追加お願いします!!(言う場所間違ってる)

①セクション名上で右クリックし「パスワードによる保護」>「パスワードの追加」をクリック

Microsoft OneNoteってご存じ?

②暗号化するパスワードを入力します。(「パスワードの確認」にも同様に入力します。)

Microsoft OneNoteってご存じ?

※パスワードは、大文字・小文字の区別がされますので、入力する際は忘れないようにご注意ください。

これでOKです!

暗号化したセクションを開く際にパスワードをきかれますので、パスワードを入力して内容を確認することができます。もちろんほかのセクションに移っても、すぐに暗号化になるわけではなく、しばらくは解除されたままです。

一定の時間が経過すると暗号化されますので、その際は再度パスワード入力していただく流れになります。
 

実際に使ってみましょう(共有編)

「ノートブック」単位での共有になりますが、OneNoteの内容を一緒に共有して閲覧・編集ができるようになります。

他の人が編集したものは編集履歴として編集範囲に名前が表示されますので誰が編集したのかも見ることもてきちゃいます!

「ページ」単位もあるそうですが、技術的な理由から無効となるそうです。
現在はノートのスナップショットを共有するという形ですので、今回の記事では省略いたします。

①ウィンドウ右上の「共有」をクリックし共有する社内ユーザー名、社外であればメールアドレスを入れます。

Microsoft OneNoteってご存じ?

②えんぴつマークをクリックすると共有相手に対して「編集可能」「表示可能」の切り替えができます。

Microsoft OneNoteってご存じ?

「編集可能」:閲覧、記入などの編集が可能
「表示可能」:閲覧のみ、記入などの編集は不可

③「送信」して共有完了です。
他の人が編集した部分が↓のように見えてきます。

Microsoft OneNoteってご存じ?

まとめ

いかがでしたか?

「OneNote」のようなツールは他にもいろいろありますが、購入してたパソコンがWindowsであることや、無料でも利用ができること、ダウンロード・インストールをしなくても元々あるものなので、一番ハードル低く利用し始めていただけるかと思います。

ご興味のある方はぜひ利用してみてくださいませ♪
 

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