Microsoft Teamsの使い方|Web会議で便利な7つの機能を順番に解説

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こんにちは、WebディレクターのKAZUです。

リモートワークがあらゆる業種で普及し、スムーズにコミュニケーションとるための必須になってきているのがネットを通じたビデオ会議ツールですよね。

今回は、利用者が徐々に増えている「Microsoft Teams(チームズ)」の、会議機能をご紹介していきます。

「Zoomとは何が違うの?」という方もいるかと思います。
Zoomにはない機能もあるので、ぜひ参考にしてみてください。

基礎編:会議の始め方

会議は今すぐに始めたり、スケジュールを予約したりすることができます。

Teams会議の使い方|Web会議で便利な7つの機能を順番に解説

チャット]からビデオアイコンをクリックすれば、チャット中の相手と今すぐに会議を始めることができます。

チーム]からビデオアイコンをクリックすれば、「今すぐ会議」と「会議をスケジュール」のどちらかを選べます。鍵つきのプライベートチャネルの場合は、デフォルトでは「会議をスケジュール」がありませんが、設定で変えることができます。

カレンダー]から予約すれば、すぐにカレンダーに反映され、便利です。これはグループウェアツールを使うメリットの1つですね。

会議に参加すると、まず設定画面になります。

Teams会議の使い方|Web会議で便利な7つの機能を順番に解説

まずは会議の概要が分かるような会議名を設定します。

次に音声設定のチェックボタンをつけます。
コンピューターの音声:既定のマイクとスピーカーを使用します
部屋の音声:設定している会議室の音声システムを使用します
音声を使用しない:参加時にデバイスがミュートになります

画面左の映像の下には、カメラのオン/オフ設定、背景設定、デバイス設定があります。
カメラ:カメラをつけて始めるか、つけずに始めるか
背景フィルター:豊富なバーチャル背景を設定できます
デバイス設定:スピーカー・マイク・カメラの接続を確認します

リモート会議では、背景に気を配らなければならない場面ってけっこう多いですよね。
Teamsの背景フィルターは画質も綺麗なので、ぜひ使ってみてください。

設定を確認できたら[今すぐ参加]を押して参加します。

Teams会議の使い方|Web会議で便利な7つの機能を順番に解説

これで、まずは会議に参加できました。
ここからは、実際の画面を見ながら、覚えておくと便利な機能を7つご紹介します。
 

便利機能① 画面共有

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まずは画面共有です。

リモートワークでは、手元の資料を見せるために必須といえるでしょう。
印刷した資料を画面に直接見せるのは見づらいし、あまりスマートでもありません。

画面右上の共有(上矢印マーク)ボタンから設定を開きます。画面共有には、デスクトップ画面全体と、ウィンドウのみの共有とがあります。場面に応じて使い分けます。
 

便利機能② 遠隔操作(制御を渡す)

さらに、画面共有の状態から、設定バーの[制御を渡す]をクリックすると、遠隔操作を許可することができます。そこで許可する相手の名前を選んでください。

会議の相手に、自分の画面を操作してほしいときに便利な機能ですね。パワーポイントを制御してもらったり、デスクトップを制御してもらったりすることができます。

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便利機能③ Teams会議に外部ユーザー(ゲスト)を招待する方法

Teamsを導入している社内で使うのはもちろん、普段Teamsを使っていない外部ユーザーとも、会議をすることができます。

外部参加者は、メールアドレスと、Webブラウザ又はアプリがあれば十分です。Office365の契約をしている必要もありません。各種OS(Windows、macOS、iOS、Android)向けアプリと、WEBブラウザ版を使えます。

新しい会議を作成し、「必須出席者を追加」の欄に、外部ユーザーのメールアドレスを入力してください。会議情報を保存すると、相手にメールでお知らせが届きます。

Teams会議の使い方|Web会議で便利な7つの機能を順番に解説

メールが届いたら[会議に参加するにはここをクリックしてください]をクリックします。
スマートフォンの場合は、アプリからしか参加ができません。(2021年8月現在)

Teams会議の使い方|Web会議で便利な7つの機能を順番に解説

[Teamsを入手する]からアプリをインストールするか、すでにアプリを持っている場合は、[会議に参加]から参加できます。

パソコンの場合は、Webブラウザでの参加が可能になります。これは、スポットでこの時だけ参加したい!という外部の人にオススメですね。

Teams会議の使い方|Web会議で便利な7つの機能を順番に解説

継続的に使う予定がないのに、アプリをインストールするはハードルが高いと思います。そういうゲストをご案内してあげる時には、パソコンのブラウザ参加が便利ですね。
 

便利機能④ Teams会議の録画方法

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会議の様子を簡単に録画することもできます。
画像のメニューボタンから、録画の開始/停止ができます。

レコーディングデータは、会議の始め方によって保存先が変わります

[チーム]のチャネルから始めた場合は、チャネル内の[ファイル]→[Recordings]フォルダ内に保存され、[カレンダー]から始めた場合は、録画した人のOneDrive for Business の[Recordings]フォルダ内に保存されています。
 

便利機能⑤ 発表者モードで資料と簡単に合成!

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続いて、最新の機能「発表者モード」です。

図のように、画面と発表者が一つの画面に合成されています。リモートワークでプレゼンテーションや発表をすることも増えているかと思いますが、これはとても臨場感があります。

発表資料と、発表者の表情が同時に見えることで、より発表者の想いが伝わりそうです。発表者側の注意事項としては、プレゼン資料の右下に少しスペースを空けて作成するなど、自分で文字などが隠れないような工夫が必要になると思います。

Teams会議の使い方|Web会議で便利な7つの機能を順番に解説

やり方はとても簡単です。
① 共有オプションを開く
②「スタンドアウト」を選択
③ 共有したい画面又はウィンドウを選ぶ
これだけで合成が出来るなんて、、、リモートワークがどんどん便利になっていきますね。

このプレゼンをする側、見る側両方に言えることですが、バージョンは常に最新にしておきましょう。見る側のアプリが最新バージョンにアップデートしていないと、合成されなくなります

アップデートの確認は、Teamsアプリのアイコン横のボタンからできます。

Teams会議の使い方|Web会議で便利な7つの機能を順番に解説
 

便利機能⑥ ホワイトボード機能(Microsoft Whiteboard)

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[共有オプション]→[Microsoft Whiteboard]をクリックで、ホワイトボードを共有することができます。

ペンツールや、テキストツール、付箋ツールなど、参加者間でホワイトボードを共有することができます。

使用感としては、Teams上で使うと、少し遅延が気になるかもしれません。そんなときは、Teams画面上の[アプリで開く]ボタンから専用アプリ(Microsoft Whiteboard)に連携できるので、そちらを使うとサクサク動きます。
 

便利機能⑦ ブレイクアウトルーム

最後に、Zoomでもお馴染みのブレイクアウトルーム機能ですが、Teamsでも使えます。

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① 画面右上のブレイクアウトルームボタンを押す
② ルームの数を選ぶ
③ 参加者の割り当て方法を選ぶ(自動か自分で選ぶか)
④「ミーティングを作成」を押す

Teams会議の使い方|Web会議で便利な7つの機能を順番に解説

⑤ 自動or手動でルームを割り当てる
⑥「開始する」を押す
上記の手順でルームを作ることができます。
グループワークや、ワークショップをする際に役立つと思います。

以上、Microsoft Teamsの会議で便利な7つの機能でした!
 

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