Wordの差し込み文書機能を解説！初心者でも簡単に使いこなせる方法

「大量の手紙や宛名ラベルを作成しなきゃいけないけど、手作業だと時間がかかる…」そんな経験はありませんか？
Microsoft Wordの「差し込み文書」機能を使えば、大量の文書を効率的に作成できます！この記事では、初心者でも簡単に使えるように、基本的な使い方をわかりやすく解説します。

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• 差し込み文書とは？
• 差し込み文書の準備
• Wordで差し込み文書を作成する手順
• まとめ

差し込み文書とは？

差し込み文書とは、定型文書に対して、外部データ（例えば名前や住所など）を差し込むことで個別のカスタマイズを自動的に行う機能です。
 

▽ 用途の例
・宛名ラベルの作成
・請求書の一括作成
・ダイレクトメールの配信
 

差し込み文書を使用することで、作業効率が大幅に向上し、手作業によるミスを減らすことができます。
 

差し込み文書の準備

▽ 必要なもの
1.データソース：顧客名や住所などの情報を格納したExcelファイルやAccessデータベース
2.Wordテンプレート：定型文書（手紙やラベルなど）
 

▽ データソースの作成方法
1.Excelで整理
・列名を「名前」「住所」などわかりやすく設定します。
・データ形式を統一（例：郵便番号は半角数字など）します。
2.データの確認
・情報の抜け漏れや重複がないかチェックします。

 

Wordで差し込み文書を作成する手順

ステップ1: 差し込み文書タブを開く
1.Wordを起動し、メニューの「差し込み文書」タブをクリックします。

 
 

ステップ2: 文書テンプレートの作成
1.定型文書を作成し、差し込みが必要な箇所（例：名前や住所）を決めます。

 
 

ステップ3: データソースを接続
1.「宛先の選択」をクリックします。
2.「既存のリストを使用」を選択し、Excelファイルなどのデータソースを選択します。

 
 

ステップ4: 差し込みフィールドを挿入
1.差し込みたい箇所をクリックします。
2.「差し込みフィールドの挿入」を選択し、データソース名を挿入します。

 
 

ステップ5: プレビューで確認
1.「結果のプレビュー」をクリックし、データが正しく差し込まれているかを確認します。

 
 

ステップ6: 印刷またはPDF出力
1.「完了と差し込み」から「文書の印刷」を選択します。

2.必要に応じてPDF形式で保存します。
 

まとめ

差し込み文書を活用すれば、大量の文書作成が短時間で完了し、作業の効率がぐっと上がります。今回紹介した手順を参考に、ぜひ試してみてください！
 

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