業務の効率化を図れる仕組化とは？具体例を挙げて徹底解説

こんにちは！WebライターのCHIKAKOです。

新年度が始まり、新入社員の研修も終わりに近づいてきたころでしょうか。
弊社では少しずつ社員が増えてきて、そろそろ色々なものを仕組み化する必要がでてきたのでは？と感じているところです。

そこで今日は、仕組み化するための方法やそのメリットをご紹介したいと思います。

少しでも業務効率を上げて、もっと自分や会社が成長できる仕事に時間を割きたいと考えている方は、最後までお読みください。

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• 仕組み化がもたらす価値とは？
• 効率的な仕組みづくりのステップ
• 仕組み化実例①：チェックリストを活用した仕組み化
• 仕組み化事例②：kintoneを使った仕組み化
• 最後に

仕組み化がもたらす価値とは？

仕組み化とは、業務の属人化を防止したり解消する方法を構築することです。特定の社員にしかできない状況を避けるため「いつ、どこで、誰がやっても同じ成果が生み出せる手順や手法」などを決め、定着させる仕組みを作ることを指します。

それ以外にも仕組み化ができれば、
✓業務の効率化
✓業務のブラックボックス化を回避
✓ミスの減少
✓個人とチームの成長を促進
といったメリットも生まれます。
 

効率的な仕組みづくりのステップ

ここからは、具体的に仕組み化のやり方をステップに沿ってご紹介していきます。

Step1:業務内容の見える化

ここでは、業務内容を可視化します。その業務内容を洗い出し、どのような手順でどのようにやっているのか？を明確にするのがポイントです。

Step2:見える化した業務を標準化

仕組み化の対象を決め、誰がやっても一定の成果を出せる方法を確立して、誰でも行えるようにマニュアル化します。

Step3：仕組み化のメンテナンス

仕組み化で後は、定期的なメンテナンスが大切です。なぜなら、仕組みを運用したあとには、様々な問題点や改善点が浮かび上がってくるからです。

ブラッシュアップをし続けていくことで、より精度の高い仕組み化が完成します。
 

仕組み化実例①：チェックリストを活用した仕組み化

初めての作業でかつこれから増えていくであろうと思われる仕事に関しては、チェックリストを用いてミスを防止する施策を実施しました。

慣れない作業が多い時は、どうしても抜け漏れが生じやすいです。
しかしチェックリストを製作することで、自分たちで抜け漏れをチェックしてから確認依頼を出せるので、確認する人の負担が大幅に減少vしました。さらに依頼する側も無駄なフィードバックをさせてしまったと気まずい思いをすることもなくなりました。
 

仕組み化事例②：kintoneを使った仕組み化

Kintoneって何？という方はこちら
→https://info-con.co.jp/tips/eri-007_kintone/

これは、「仕組み化」というよりも「見える化」にの話にはなってしまうのですが、業務効率改善ツールとして弊社ではなくてはならない存在になってきているので、ご紹介したいと思います。

Kintoneを導入したことによって、各クライアント様の受注～納品までの状況が誰でも明確に把握することができるようになりました。

また、同時に案件ごとにコメントを残してコミュニケーションが取れるので、通常のコミュニケーションツールでありがちな、「チャットの履歴をさかのぼる」といったことをする必要がなくなりました。ひとつのツールでコミュニケーションコストの削減や業務効率の改善ができるので、職場にあったツールを導入するのもおススメです。
 

最後に

仕組み化をしたり、業務効率化を図れるツールを導入することは、ミスを減らせるだけでなく、会社の人間関係を円滑にしたり、精神的な負担を軽減する上でも重要かもしれません。

ぜひ仕組み化をすることで業務の効率化を成し遂げ、もっとあなたや会社が成長できることに注力できる時間を作って下さい。

kintoneにご興味がありましたら、インフォコネクトまでご連絡くださいませ。
 

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