新型コロナウイルス感染拡大を受け、ニーズの高まるオンライン会議【Zoomのご紹介と簡易手順書公開】

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日本国内での新型コロナウイルス感染拡大を受け、働き方改革では本腰を入れなかった企業などにも時差通勤やリモートワークを推進する動きが高まってきました。

こういう時こそ、リモートワークを活用して不要不急の外出を避けたいところですが、働き方改革や、頻発する異常気象による災害への備え、東京五輪開催時の交通混雑解消といった目的のため関心が高まっていたとはいえ、本格的に導入する企業はまだまだ少数でした。

しかし、新型コロナウイルスの影響によって、リモートワークを導入する企業が急激に増える可能性があります。
参考:ITを活用したデータ被害への備え!企業に求められる災害対策とは

■リモートワークのメリット
①業務生産性の向上
②従業員の健康管理
③コスト削減
④優秀な人材の採用
などの様に、リモートワーク導入によるメリットが挙げられますが、不測の事態が生じた際の企業における生産性維持という観点からすると、やはりリモートワークを導入するメリットは大きいと言えます。

■リモートワークのデメリット
①コミュニケーションの不足
②モチベーションの維持
③環境整備
④勤怠管理の難しさ
などの様なデメリットが挙げられますが、これらによって逆に生産性が落ちてしまうと、企業としてもリモートワークを推進することが難しくなってしまいます。

その中でも特に言われるのが、コミュニケーションの不足というデメリットです。

リモートワークではオフィスで仕事をするときのように、聞きたいことや相談したいことがあってもすぐに聞ける環境ではありません。また、実際に集まって会議をすることが出来ないため、どうしても情報共有が遅れてしまいます。

コミュニケーションを取ろうとしてビジネスチャットを使うなどしても、直接会って話すよりも情報量が少なくなり、円滑な意思疎通は難しくなってしまいます。

そこで注目を集めているのが、Zoom(ズーム)やLoopGate(ループゲイト)bellFace(ベルフェイス)などといったWeb会議システムです。

経済産業省は2020年2月28日、新型コロナウイルスの感染拡大による臨時休校の対策として「学びを止めない未来の教室」プロジェクトを始動し、Webサイトを開設しました。

サイトでは、サービスや製品を無償提供するEdTech(エドテック)事業者の取り組みを紹介していますが、2020年3月1日にWeb会議サービスの「Zoom」が掲載され、その名前を知った方も多いのではないでしょうか。
参考:https://www.learning-innovation.go.jp/covid_19/zoom/

新型コロナウイルス感染拡大を受け、ニーズの高まるオンライン会議【Zoomのご紹介と簡易手順書公開】

 

Zoom(ズーム)

Zoomはアメリカの会社Zoom Video Communications Incが開発したWeb会議システムで、パソコンやスマートフォンを使って、ビデオ会議をするために開発されたアプリです。

オンラインで会話をするアプリといえば、Skype(スカイプ)を思い浮かべる人も多いかと思いますが、SkypeとZoomでは使用目的が大きく異なります。Zoomが会議やセミナーをするためのアプリなのに対して、Skypeは会話をするためのテレビ電話となります。

また、Zoomには主催者と参加者とういう概念があるので、会議やセミナーの実施にはとても便利です。ホストのみアカウントが必要になりますが、ゲスト側はアプリのダウンロードするだけで参加可能で、無料版でも100人規模の会議ができるのも魅力です。さらに、動画・音声の保存が簡単にできたり、参加者をグループごとに分けることができたりといった独自の機能があるので、企業やグループなどでWeb会議として使う場合には、Zoomが適していると言えます。

ただし、Skypeのように開始前にメッセージ送信することができなかったり、頻繁に更新されるZoomのバージョンを定期的にアップデートする必要があったり、無料プランでは複数利用の場合40分までの時間制限あるなどの制約がありますので、気をつけておきたいところです。

Zoom(ズーム) https://zoom.us/

新型コロナウイルス感染拡大を受け、ニーズの高まるオンライン会議【Zoomのご紹介と簡易手順書公開】

 

まとめ

Web会議システムを活用することでオフィスとリモートワークの場をつなぎ、いつでもどこでも会議を行うことが可能となり、コミュニケーション不足の解消や情報の共有、円滑な意思疎通が見込めます。

自宅にパソコンとインターネット環境があれば、多くの仕事はできるようになりましたが、Web会議システムによって必要に応じてコミュニケーションが取れることは企業や管理者側のメリットだけではなく、リモートワークをするスタッフにとっても、メールや電話だけでは得られない「つながり」や「安心感」からモチベーションを保ち、生産性を維持することが可能となります。

Web会議システムについて、今回はZoomについて簡単にご紹介しましたが、リモートワークが増えている現在において、Zoomのようなワークスタイルの多様化を支えるITシステムへのニーズがますます大きくなると考えられます。

ZoomのようなWeb会議システムやリモートワークなどの導入には、社内ツールの構築や環境整備など取り組むべき課題も多くありますが、生産性向上や働き方改革を実現させるためにも検討する価値は十分にあると思いますので、導入の検討や新しい働き方を考えている企業や経営者の方はお気軽にインフォコネクトまでお問い合わせご相談ください。

新型コロナウイルス感染拡大を受け、ニーズの高まるオンライン会議【Zoomのご紹介と簡易手順書公開】

 

追記

今回のブログ記事でZoomについてご紹介させていただきましたが、皆さんが関わっている会合や会議が急遽オンライン形式に変更するとなったコミュニティも多いのではないでしょうか?

当社もたくさんの団体に参加させていただいておりますが、参加メンバーの年齢層・ITリテラシーの幅も様々です。そんな団体運営をされている方の悩みは、いかにして一般参加者に円滑にオンライン会議に参加してもらうかという周知・教育の問題です。

そこで、一般参加者向けにスマホやタブレットからZoomを初めて利用する際の簡易な手順書を作成しましたので、公開させていただきます。

Zoom_一般ユーザー初回登録手順_iPhone編

Zoom_一般ユーザー初回登録手順_Android編

運営側の方はプランの契約や管理者機能の理解など最低限行う必要はありますが、進行の事前準備とメンバーへの周知が上手くいけばオンラインミーティングはきっと成功すると思います。

皆さん、上手く環境の変化に対応して、各種コミュニティ活動を継続してください!

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