Microsoft 365 Outlookでスタッフの予定表を共有する方法をご紹介

microsoft365の豆知識

皆さんこんにちは、先日30歳を迎えました。
もう20代ではなくなってしまった業務ハッカーのERIです。。。(´・ω・`)

皆さんの会社では、従業員や上司の予定表の共有ってどうされていますか?

ホワイトボート等に1週間の全員の予定が記入されていたり、Excel等で管理されていたりと様々な方法で共有されていると思います。中には、予定表の共有もできるグループウェア製品を導入して共有をしている企業様もいらっしゃるかと思います。

今回は、Microsoft365Outlookを使ってスタッフの予定表を共有する方法をご紹介してみたいと思います。前提として、プランによって利用できる範囲が違ったりしますので、ご了承ください。

Outlookとは?

OutlookとはMicrosoft社が提供しているサービスで、「メール機能」だけでなく「連絡先管理」「スケジュール管理」「タスク管理」といった機能も備えております。

また、スマートフォンやタブレットといた端末にアプリを入れることで、外出先からでも同じ様に管理することができるので、スケジュール・タスクの共有が容易になります。

そんな、Outlookによる予定表の共有が自分の端末間だけではなく、スタッフ間でも共有ができると、社内ミーティングの日程調整や来社等でも他のスタッフが代わりに受け付ける事が出来るようになるので、全体の作業効率にもつながります。

それでは、前置き長くなりましたが、設定方法をご紹介します。

Outlook Web版(ブラウザーにてMicrosoft365にログインして見るOutlook)と、Outlook デスクトップ版(Officeのインストールをして利用できるOutlook)2つの方法になります。
 

Outlook Web版の場合

予定表の追加

①左メニューにある予定表に切り替え、左ウインドウの「予定表の追加」をクリックします。
※画面サイズによって表示の仕方が違いますので、お気を付けください。

Microsoft 365 Outlookでスタッフの予定表を共有する方法をご紹介

②「ディレクトリから追加」をクリックし予定表の追加をしたい社内ユーザー名を選択します。

Microsoft 365 Outlookでスタッフの予定表を共有する方法をご紹介

③左ウインドウにあるどのグループに表示させたいかのリストを選択し追加します。

Microsoft 365 Outlookでスタッフの予定表を共有する方法をご紹介

④左ウインドウの指定のリストグループにユーザーが追加されました。

Microsoft 365 Outlookでスタッフの予定表を共有する方法をご紹介

以上の手順で相手の予定表が見られるようになりました!

予定表の共有

また、追加しただけでは相手の予定が「予定あり」「仮の予定」のみしか見られず、詳細が見られない場合がありますので、相手ユーザーは「共有とアクセス許可」にて個別にアクセス許可を変更する必要があります。

①画面右上にある「共有」をクリックします。

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②許可する社内ユーザー名を選択し、許可権限を選択して、「共有」をクリックします。

Microsoft 365 Outlookでスタッフの予定表を共有する方法をご紹介

イメージとして、自分の予定表を閲覧できる範囲の権限を相手に与えるというイメージですので、逆に、相手の予定表を「もう少し詳しく見せて~」という場合は、相手が上記の設定をしてもらう必要があります。
 

Outlook デスクトップ版の場合

予定表の追加

①左下にある「予定表」に切り替え、画面右上にある「予定表の追加」をクリックします。
※画面サイズによって表示の仕方が違いますので、お気を付けください。

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②一覧の「アドレス帳から」をクリックします。

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③予定表の追加をしたい社内ユーザー名をダブルクリックで選択しOKします。

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④左ウインドウにユーザーが追加され、予定表が表示されます。 表示されている予定表の「←」をクリックすると自分の予定表とまとまります。

Microsoft 365 Outlookでスタッフの予定表を共有する方法をご紹介

予定表の共有

また、こちらもWeb版同様、追加しただけでは相手の予定が詳細に見られなかったりしますので、相手ユーザーは共有とアクセス許可で個別にアクセス権限を変更する必要があります。

①画面右上にある「予定表の共有」から「予定表」をクリックします。

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②「追加」から閲覧権限を与えたいユーザーをダブルクリックで選択し、OKします。

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③追加したユーザーを選択している状態で、アクセス権を指定し、OKします。

Microsoft 365 Outlookでスタッフの予定表を共有する方法をご紹介

ちなみに、こちらの操作だけでも相手に対して予定表の共有を許可することができますが、相互に設定をしてもらう必要があります。
 

Outlook デスクトップ版での操作方法

ここまでは、予定表の共有をしたい、してもらいたいユーザーを選択して登録する方法です。

ですが、新入社員が入社するたびに全員が登録しに行かなければならなかったり、組織内の移動があった場合に共有を外したりする等、その都度権限の管理をしなければならないとなると、とてもじゃありませんが面倒な作業となってしまいます。

ですので、グループに所属されたユーザーは自動で共有される方法があればなぁ~、と探した際に見つけたのが以下の方法になります!

こちらは、Outlookのデスクトップ版(PCにインストールしたもの)のみの操作となります。

管理者準備
参考:『グループを作成するMicrosoft 365 管理センター』
https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/admin/create-groups/create-groups?view=o365-worldwide

①Microsoft365の管理者エリアでアクティブなチームとグループを表示し、「グループの追加」をクリック、グループの種類は「配布」または「メールが有効なセキュリティ」で作成します。

Microsoft 365 Outlookでスタッフの予定表を共有する方法をご紹介

②作成したグループに、メンバーを登録します。

Microsoft 365 Outlookでスタッフの予定表を共有する方法をご紹介

ユーザー操作

①Outlookの予定表を開き、画面右上にある「予定表の追加」から「アドレス帳から」をクリックします。

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②先ほど作成したグループをダブルクリックで追加し、OKします。

Microsoft 365 Outlookでスタッフの予定表を共有する方法をご紹介

グループに所属するユーザー分の予定表が共有されました!!

Microsoft 365 Outlookでスタッフの予定表を共有する方法をご紹介

人数分のカレンダーが出てくる感じなので、めちゃ見にくいかと(´-ω-`)。。。なので、各予定表の上部にある「←」をクリックしていくと、自分の予定表にまとまっていきます。

Microsoft 365 Outlookでスタッフの予定表を共有する方法をご紹介

おぉ。
まとまりました(*´▽`*)

以上の設定をしておけば、新入社員の追加や組織移動でのユーザー変更も、管理者が行う作業なので、ユーザー自身は特に操作することなく、自動的に変更されたユーザーに更新されます。

また、名前の前にあるチェックボックスで閲覧したい予定表を切り替えることもできるので、予定がごちゃごちゃにならずスッキリします!

先ほどもお伝えした通り、スマートフォンのアプリや、Web版では設定ができませんので、ご注意くださいm(__)m

まとめ

いかがでしたか?
予定表の管理って意外と需要があるといいますか、それ専用のツールが有るくらいなので、多くの企業様が必要としている機能だと思います。

もちろん、他のツールではこれができるけど、Microsoft365では対応していない、、なんてこともあります。

なので、相性の問題に関わってくる部分も否めませんが、せっかくMicrosoft365を利用していて、こういった多くの機能が備わっているのに、利用しないのはもったいないですよね!!

私自身、前半にご紹介した2つしか方法を知らなかったので、3つ目の方法を知った時めちゃめちゃ感動しました!

利用できるプランにもよりますが、利用できるプランの企業様は是非、活用してみてください!
 

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