Microsoft 365 SharePointを使って1つのファイルを複数人で同時編集

microsoft365の豆知識

皆さんこんにちは、とあるYouTuberが「『応援したい』と思ってくれたファンが多くついてくれたのは、あえて頑張っている裏側の姿を見せることで魅力的と感じでもらえたことが、今のチャンネル登録者数が伸びた秘訣だと思う」という様な事を言っておりまして、まんまとハマった業務ハッカーのERIです。

どのYouTuberも若いんですけど、ちゃんと考えて悩んでエンターテイメントを楽しみきっている姿はみんな魅力的ですよね。

冒頭はあまり関係ありませんが、テレワークが進んでいる中の共同作業ってどうします??
そんな感じのことを今日はご紹介いたします!!

それでは、イッテミヨウッ!(゚д゚)!

ファイルの保存ってどうされていますか?

ファイルの管理方法って色々ありますよね(´-ω-`)

企業の多くは専用のサーバーを設けて、サーバー内にファイルを保存してもらうことで社内の端末どころからでもアクセスできるように構築されるところが多いかと思いますし、中には利用している従業員それぞれの端末内(デスクトップ・ドキュメント等)に保存されている方もいらっしゃるかもしれません。

そんな中で、
かつて、というか今もですが、社内サーバーに保存されているファイルを複数人が同時に編集することが本来できないものとなっています。

弊社では、作成ファイルは全て「デスクトップ」等その端末に依存するような場所には保存せずに、DropBoxというクラウドストレージへ保存するようにしております。

そうすることで、アカウントを持つことでどの端末からでもファイルを確認できたり、編集することも可能であったり、社外とのファイル共有も出来たり、とメリットはたくさんあります。

ただし、DropBox単体では保存しているファイルでさえも同時編集はできません。

厳密には、ファイルを開いて編集することはできますが、同時編集をしてしまうと「競合したファイル」として、同時編集していたユーザー分の同ファイルがいくつか出来上がってしまいます。

なので、同時編集ができるとは言えませんね。

ただし、これが実現出来る方法がいくつか存在します。
弊社ではMicrosoft 365の導入支援をしておりますので、こちらについてご案内します。
それが「SharePoint」です。

へーって感じですよね(。-`ω-)
 

「SharePoint」とは?

社内用Webサイトの様なものが作成でき、さらにはチームごとにサイトを作成することができます。

ユーザーがOfficeにサインインしてSharePointにアクセスすると、チームの情報共有はもちろん、ファイルの保存ができる場所として利用できます

さらに各チームサイトの「ドキュメント」へアクセスすると、チーム内でファイル共有できるようにストレージ領域が出来上がっており、そこに共有されているファイルはチーム誰でも閲覧編集が可能です。

Microsoft 365 SharePointを使って1つのファイルを複数人で同時編集 

まずはSharePointにサイトの作成

SharePointが利用できるプランが決まっていますので、まずは利用プランの確認をしてください。

Microsoft365にログインした際に「SharePoint」があれば利用していただけます!
※既に作成済みのサイトを利用される方は【実際に使ってみよう!】へお進みください。

①「SharePoint」を開いていただき「+サイトの作成」をします。
参考:Microsoft公式 Officeのサポート『SharePoint でサイトを作成する』

Microsoft 365 SharePointを使って1つのファイルを複数人で同時編集

②画面右側にある「ドキュメント」にて、ストレージ同様に利用していただきます。

Microsoft 365 SharePointを使って1つのファイルを複数人で同時編集 

実際に使ってみよう!

同時編集の方法はいたってシンプルです。
このサイト上でファイルを開いて編集していただくだけです!

私のパソコンと、別ユーザーのパソコンで見比べて見ましょう!
とあるExcelデータを同時に開いてみます。

Microsoft 365 SharePointを使って1つのファイルを複数人で同時編集

わかりますか?
アクティブセルになっている所にユーザーいるようなアイコンが見えますね!

アイコンにポイントするとユーザー名が出てきます。

Microsoft 365 SharePointを使って1つのファイルを複数人で同時編集

自分以外のユーザーが編集したものは、すぐに反映されます!

Microsoft 365 SharePointを使って1つのファイルを複数人で同時編集

他にも、Word・PowerPointも同様に反応していました!
ファイルは自動保存されるので、「保存忘れたー!!!!」という事もなく画面閉じてしまえばOKです。

テキストファイルでも同時編集が可能か調べてみましたが、こちらは出来ないそうです
(´-ω-`)ザンネン
 

ブラウザーじゃないと無理?

先ほどの説明では、Microsoft365にサインインしたWebページで作業していましたが、デスクトップでも出来るか検証してみました!

左:誰か 右:私のExcel画面

Microsoft 365 SharePointを使って1つのファイルを複数人で同時編集

私の画面ではブラウザーで見えていた例のユーザーアイコンが見えないですね。。。

編集されても反映に時間がかかっているのか、はたまた、最後に保存したユーザーの編集内容が反映されてしまうのか、その場ではすぐに確認できませんね。

ですので、あまりオススメしません(^_^;)
 

何かいい方法は…

ここ最近、利用者が増えている「Microsoft Teams」。

こちらであれば、アプリ上で利用していただけることが分かりました!
※「Microsoft Teams」アプリが無い方はインストールを行ってください。

①「Microsoft Teams」を起動していただき「チーム」から「SharePoint」で作成したサイト名をクリックします。

Microsoft 365 SharePointを使って1つのファイルを複数人で同時編集

②「ファイル」をクリックします。

画面上部に「ドキュメント> General」となっているように、自動的に専用フォルダーを表示しています。

保存先の場所が違う場合は「ドキュメント」をクリックするとフォルダーをさかのぼることができますので、本来の保存先を選択してファイルを開きます。

Microsoft 365 SharePointを使って1つのファイルを複数人で同時編集

ちゃんとここでも同時編集出来まーす!
同時編集中のユーザーアイコンも出まーす!
自動保存されまーす!

作業こっちの方が楽かも(∩´∀`)∩
業務効率化できない可能性これ一切ない!

まとめ

同時編集の何がいいか??というところですが、主にExcelを利用する時が一番メリット感じやすいかもしれません。

集計表を手分けして作業したり、議事録を分担作業したりとシチュエーションは様々と思いますが、そういった多くの場面で活躍するのではないでしょうか!

私としては「この機能おもろ!」というキッカケでしたが実際利用していくとめちゃめちゃ便利なので使っていきたいと思いますね!

皆さんもぜひご活用ください!
 

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