Zoomで同じURL(ミーティングID)のルームを繰り返し使う方法と注意点

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こんにちは、WebディレクターのKAZUです。
在宅ワークやオンライン会議の普及で、Zoom（ズーム）をよく使うようになった人も多いのではないでしょうか。しかし、頻繁にZoomミーティングをしていると、招待URLの管理も大変になってきます。

「あれ、今日の会議のURLはどれだっけ？」と、開始ギリギリの時間になってから慌ててしまうかもしれません。そんな時は、ミーティングIDを固定して繰り返し使える定期的なミーティングをあらかじめ共有しておきましょう。

• \\　目 次　//
•  ミーティングをスケジュールする
•  カレンダーの設定と招待リンクの共有
•  ミーティングの招待URLを取得して共有する
•  固定IDで定例会議をスムーズにスタートさせよう

ミーティングをスケジュールする

それでは、ホストとしての実際の画面を見ながら、IDの固定されたミーティングの作り方を解説します。

①「スケジュール」を選択

Zoomアプリを開いた画面から「スケジュール」を選択します。明確な日時が決まっている定例会議などはもちろん、日時が変則的な定例ミーティングなども、こちらから作成できます。

②「定期的なミーティング」にチェック

次に、トピックと開始日時、持続時間下にある「定期的なミーティング」にチェックを入れます。トピックには、参加者が分かりやすいミーティング名を入力すると間違いの予防になります。

③ビデオ・オーディオ

ビデオ設定をホスト・参加者ともに「オン」にチェック、オーディオ設定はほとんどのケースで「コンピューターオーディオ」にチェックで大丈夫です。

パソコンで操作しているのに「電話」にチェックが入ってしまっていると、ルームを立ち上げた後いくら操作しても音声が繋がりません。その場合は、ルームを立ち上げ直して、コンピューターオーディオに設定し直せば解決します。

④詳細オプション

詳細オプションでのオススメ設定は「ホストより前の参加を有効にする」にチェックしておくことです。 毎回、ホストが最初に入らないと会議が始まらなかったら不便ですよね。

「定期的なミーティング」の作成時に時間を設定する場合もありますが、基本的にそれよりも前の時間から入室することができます。 入れる人から自由に入室できるようにするには、「ホストより前の参加を有効にする」にチェックしておくのが必須ですね。
 

カレンダーの設定と招待リンクの共有

次は、ミーティングを完成させて、メンバーに共有をしていきます。
ここでは、繰り返し行われるが、曜日や時間は不規則な場合と、毎週何曜日の何時というように、予定が決まっている場合とに分けて説明します。

①アプリで不規則な繰り返しのミーティングを登録

不定期開催で、集まれるタイミングで集まるミーティングであれば「他のカレンダー」に設定しておけば問題ありません。特に詳細な項目も出ないので、あとは共有したリンクに、それぞれが勝手に入退室を繰り返し行えます。

②アプリで日時の決まっている繰り返しのミーティングを登録

予定が決まっている定例ミーティングの場合は、少し設定が増えます。このままアプリから設定を行う場合は、OutlookやGoogleカレンダーに日時を同期させる設定ができます。 ここではOutlookにチェックをいれて解説します。

保存すると、自動的にOutlookが立ち上がり、カレンダーに予定を登録、メンバーとリンクの共有ができます。時間の設定と、パターンの設定、期間を設定します。期間の「終了日」には注意してください。繰り返し使えるのは終了日までになります。

これで、Outlookのカレンダーに繰り返しの予定が登録されました。

③Webから繰り返しのミーティングを登録

Web上から繰り返しのミーティングを登録する場合は少し変わります。項目はほとんど同じなのですが、Webだと「再実施」という項目があり、週ごとや毎月何日などが設定できます。決まっていない場合は、「固定時刻なし」になります。

Webから日時の決まっている繰り返しのミーティングを登録すると、Zoom内のスケジュール一覧に繰り返しの予定が表示されます。その予定を、OutlookやGoogleカレンダーに登録することも可能です。

 

ミーティングの招待URLを取得して共有する

最後に、設定の「保存」を押してURLをコピーしましょう。ワンクリックでクリップボードにコピーして、LINEやメールなどにペーストすれば共有完了です。そのURLを一度送信すれば、毎回会議のたびにホストがメッセージを送信する手間が省けます。

URLやID、パスワード以外の部分はコメントを自由に変えても問題ありませんので、適宜、ふさわしいメッセージに変えてから送信すると、Zoomにこなれている感がでますね！

また、一度作成した繰り返しのミーティングは、いつでも情報を編集することができますので、曜日が変更になった場合も変更の対応ができます。

固定IDで定例会議をスムーズにスタートさせよう

以上が、同じURL（ミーティングID）を繰り返し使う方法です。繰り返し使う分、IDとパスワードの管理だけは注意が必要です（すぐ作り直すことも可能ですが）。

とはいえ、正しく使えばとても便利です。
ぜひ、定例会議などのホスト担当になった方は、使ってみてください。

こちらの過去記事では、Zoomのご紹介と簡易手順書PDFの配布を行っていますので、今回の記事とあわせて参考にしてみてください。

■新型コロナウイルス感染拡大を受け、ニーズの高まるオンライン会議【Zoomのご紹介と簡易手順書公開】
https://info-con.co.jp/staff/support-webmeeting_zoom/

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