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Outlook予定表と連携して会議室や備品の予約状況を表示する方法
Outlook予定表と連携して会議室や備品の予約状況を表示する方法
この記事は公開から1年以上経過しています。
皆さんこんにちは！
用途や目的を理解した上で使いこなせれば、どんなサービスも超便利！と思っている業務ハッカーのERIです。
ブログ上ではかなりお久しぶりになってしまいましたね。。。
生きていますよ！
前回のOutlook記事にて、従業員同士の予定共有をご紹介しました。
人の予定を共有できたら、今度は場所や物を共有したくなりますよね！！
🙄。°（この日MTしたいけど、あの部屋空いているかな？
🤔。°（この時間、社用車で移動したいけど誰か使うかな？
みたいなのが、予定表でパッと確認できると楽ですよね。
という事で今回は！
会議室や社用車等の予定を共有されるように設定をしてみたいと思います。
利用する前の下準備
管理者側で設定
利用する会議室や備品の登録を行います。
1. Microsoft365管理センターに入ります。
2. 左のメニューから「リソース」＞「会議室と備品」を選択します。
※メニューが短縮されている場合がありますので「すべて表示」で展開します。
3.「＋リソースの追加」から共有する物を登録します。
「リソースの種類」で、会議室的に場所として活用するのか、備品的な場所固有では無いものとして活用するのかを選択することができます。
必須項目をすべて入力しましたら「保存」します。
4. 保存したリソースを選択し「Exchange の設定の編集」をクリックします。
5. メールボックスの編集画面が表示されます。 「メールボックスの委任」にある「フル アクセス許可」で設定者自信を追加し「保存」します。
6. 作成したリソースのアクセス権を変更します。
WEB Outlook「予定表」の画面にて、自身のアイコンをクリック ＞ 「他のメールボックスを開く」を選択します。
表示された画面から、リソースで作成したメールアドレスを入力し開きます。
※設定して間もなく、操作をするとアクセス権が反映されておらず開かれない場合があります。その際は、しばらく時間を置いてから再度操作してみてください。
利用ユーザー側の設定
設定された会議室や備品の予定表を見られるようにします。
Ａ）インストールして利用するアプリVer
1. Outlookを起動し、予定表を開きます。
2.「その他の予定表」を右クリックし「新しい予定表グループ」を作成します。
※「会議室・備品」など分かりやすい名前にします。
3. 追加したグループを右クリックし「予定表の追加」から「会議室の一覧から」をクリックします。
4. 登録されている会議室を選択し、OKします。
Ｂ）ブラウザーで閲覧するVer
1. 予定表を開きます。
2. 左側にある「個人の予定表」を右クリックし「新しい予定表グループ」を作成します。
※「会議室・備品」など分かりやすい名前にします。
3.「予定表を追加」から「ディレクトリから追加」をクリックします。
4. リソースのメールアドレスを入力し、追加するグループを選択して追加します。
実利用
会議室の利用をする際は新しい予定表から場所に名前を入力すると会議室名が表示されるので、選択して登録します。
社用車等の利用に関しましては、ユーザー参加の追加と同じように追加していきます。
追加していくと予定表にも表示されます。
表示のされ方も、ユーザーの予定表と同様になりますので、比較的見やすいのではないかと思います。
さいごに
簡単な社内にある応接室の利用や、社用車、社用携帯等、共有して利用することがあるのであれば、試しに設定して活用してみてください！
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