Zoomブレイクアウトルームとは?使い方やトラブル対処法を完全解説

Zoomの豆知識

こんにちは、KAZUです。
先日受講したITコーディネータのケース研修では、Zoomでオンライン受講をしました。

その時に、チームごとのワークショップで使っていたのがブレイクアウトルーム機能です。これを使えば、一つのミーティングルーム内でもルームを分けることができます。

そこで今回のインフォコネクトWebの豆知識では、ブレイクアウトルームの特徴や使い方、エラーやトラブルが発生した際の対処法についてご紹介したいと思います。

ブレイクアウトルーム(グループ分け)機能とは

ブレイクアウトルームとは、参加者をグループ分けする機能です。

メインセッションとブレイクアウトセッションを行き来できるので、「各グループで話し合い」→「全体グループに戻る」のような、よくあるグループワークをZoom上で開催できます。

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無料アカウントでも可能だが制限あり

ブレイクアウトルームは無料アカウントでも使えます。ただしブレイクアウトルームに限らずですが、無料プランでは制限があります。

3人以上のミーティングによる40分制限や、100人までの参加人数制限などです。ビジネスで使う場合は有料プランを契約した方が安心ですね。

ホストからは見えない・聞こえない

ブレイクアウトルームは完全な個室のようなものなので、その部屋にいるメンバーにしか、音声や映像、チャットは見られません

ホストには音声も映像も見えていません。ただし、ホストは自由に各ルームへ移動することができます。各ルームに入ってきた時は画面上に表示されるので、ホストが画面にも映っていない状態で話を聞かれているということはありません(ビデオオフで参加している場合は除く)。

ブロードキャストメッセージ

ブレイクアウトルーム中は、ホストがブロードキャストメッセージを送ることができます。画面上部に小さく表示されます。

チャットは、同じブレイクアウトルームのメンバーに送ることができますが、他のブレイクアウトルームや、メインセッションに対しては送れません。

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タイマー機能

ブレイクアウトルームを自動的に閉じる時間を事前に設定することが可能です。画面の右上に残り時間がカウントダウン表示されるので、会議が長引くのを防止できます。

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ヘルプ機能

各ブレイクアウトルーム内から[ヘルプを求める]というボタンで、参加者はホストに通知を送ることができます。

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以上のように、ブレイクアウトルームには多数の機能が備わっているので、リアルと比べても遜色ないグループワークができます。
 

ブレイクアウトルームは各ルームでローカル録画

ブレイクアウトルームの録画は、少し複雑です。有料プランでのみ使える『クラウド録画』だと、メインルームしか録画ができません。

そのため、各ブレイクアウトルームの様子まで録画するには、各ブレイクアウトルームのメンバーの誰かがローカル録画をする必要があります。

ちなみに、各ルームのメンバーにローカル録画をする場合はホストの許可が必要になりますので、お忘れなく。

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ホストがローカル録画をする場合には、ホストがブレイクアウトルームに移動すれば、その移動に合わせて、移動先のルームが記録されます。

録画の必要性に合わせて、録画方法を選んでいただけると良いかなと思います。
 

ブレイクアウトルーム機能の設定と使い方

続いて、ブレイクアウトルームを使うための設定、始め方などをご紹介します。

まずは、Zoomのウェブ版にログインし[設定]→[ミーティングにて(詳細)]に進み、ブレイクアウトルームのトグルボタンがオンになっていることを確認してください。

Zoomブレイクアウトルームとは?使い方やトラブル対処法を完全解説

ブレイクアウトルームは普通のミーティングから始める方法と、事前に部屋割りを割り当てた状態で始める方法があります。

事前に部屋割りを割り当てる場合は、その下の『スケジューリング時にホストが参加者をブレイクアウトルームに割り当てることを許可する』にチェックを入れます。

ミーティング開始後にブレイクアウトルームを作成

メニューから[ブレイクアウトルーム]を選択すると作成画面が表示されます。ルーム数を選択し、メンバーの割り当て方を選んで下さい。

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自動で割り当てる…[作成]後自動的に割り当てられます。
手動で割り当てる…ホストがルームメンバーを割り当てます。
参加者によるルーム選択を許可…参加者が他のルームに自由に移動できます。

ちなみに[自動で割り当てる]と[手動で割り当てる]を選んだとしても、オプションで[参加者によるルーム選択を許可]にチェックを入れれば、同じようになります

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オプションでは、ブレイクアウトルームの制限時間を設けたり、閉じた後のカウントダウンを設定したりできます。

ブレイクアウトルームの事前割り当てをする

事前割り当ては、参加者のアカウントのメールアドレスが分かっている前提の機能です。

ウェブ版にログインして、[ミーティング]→[ミーティングをスケジューリング]→[ブレークアウトルーム事前割り当て]にチェックを入れてください。

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・ルームを作成…アドレスを入れながらルームの割り当てができます。
・CSVからのインポート…Zoom公式ヘルプの最下部にある[breakout_room_sample.csv]をクリックしてダウンロードし、アドレスとルームの名前を入力して使います。エクセルで自作することも可能ですが、1行目は書き換えてはいけないので注意してください。
 

ブレイクアウトルームのトラブルと解決法

最後に、ブレイクアウトルームでよくあるトラブルに対する解決法をご紹介します。

ルームの移動ができない

参加者が自由に他のルームへ移動できないといったような問題は、ホストの設定の問題か、Zoomのバージョンの問題が考えられます。

ホストがブレイクアウトルームの作成画面にて、[参加者によるルーム選択を許可]にチェックを入れ忘れている場合は、参加者全員が移動できなくなります。

その際は、ホストがルームを再作成し[参加者によるルーム選択を許可]を選択しましょう。

他の人は移動できるのに、自分だけ移動できないという場合には、Zoomのバージョンが古いことが考えられます。バージョン5.3.0以上でないと使えないので、アップデートしていない方は今すぐにしておきましょう!

Zoomブレイクアウトルームとは?使い方やトラブル対処法を完全解説

表示されない・アイコンが出ない

画面のメニューにて『ブレイクアウトルーム』が表示されない場合は、そもそも機能がONになっていない可能性が高いです。

ウェブ版にログインし、[設定]→[ミーティングにて(詳細)]に進み、ブレイクアウトルームのトグルボタンがオンになっていることを確認しましょう。

以前は『リモートサポート』機能とは両立できなかったのですが、こちらも最近のアップデートで両立可能になりました。最近のZoomのアップデートはとても頻繁です。

事前割り当てができない、反映されない

部屋割りの事前割り当て機能は、ミーティング開始後に手作業で割り当てをすることが困難なほど大人数のミーティングで重宝される機能です。ただし、事前にZoomアカウントのメールアドレスが必要になるので、参加者に確認を取っておかなければなりません。

メールアドレスと紐づいた情報であるため、参加者がそのアカウントにサインインした状態で参加してくれないと、せっかくの事前割り当てが反映されません

パスワードの忘れや、別のアカウントでサインインしてしまうことがないよう、参加者に周知しておくといいですね。
 

ブレイクアウトルーム活用で会議を活発化

大人数でのミーティングだと、意見を出しにくい人もいるかと思います。しかし、少人数での話し合いになると面白い意見が出ることも。そんなときにブレイクアウトルームを活用すれば、会議やワークショップが活発になるかもしれません。ぜひ活用してみてください。

インフォコネクトでは、Zoomを使ったハイブリッド型イベント運営支援も行っています。イベントの様子はこちらの記事を参考にしてみてください。

Zoom&YouTube 現地とオンラインのハイブリッド型イベント運営支援【松阪YEG設立30周年記念式典&講演会(12月例会)】
https://info-con.co.jp/staff/zoom-and-youtube-hybrid-event/

下記の過去記事では、Zoomの紹介と簡易手順を記したPDFの配布を行っていますので、今回の記事とあわせて参考にしてみてください。

新型コロナウイルス感染拡大を受け、ニーズの高まるオンライン会議【Zoomのご紹介と簡易手順書公開】
https://info-con.co.jp/staff/support-webmeeting_zoom/

最後になりますが、インフォコネクトでは公式YouTubeチャンネルを開設しています!

会社紹介や弊社が提供しているソリューションに関する動画、ZoomやYouTubeの話なども公開していく予定です。 動画ならではのさまざまな情報を公開してまいりますので、ぜひチェックしてみてくださいね。

インフォコネクト公式YouTubeチャンネル
https://youtube.com/InfoConnectOFFICIAL

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